Gestão

Value stream mapping: o que é e como fazer

1 de Dezembro de 2020

por Marketing

Tempo de leitura: 10 min

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Ferramenta Lean de gestão visual, o value stream mapping ajuda a ver oportunidades e desperdícios em processos

Você sabe no que sua equipe está trabalhando neste momento, como ela está conduzindo os trabalhos e quais os desafios que possivelmente está enfrentando? E mais: sabe dizer exatamente por que a sua equipe está fazendo o que faz e como esse trabalho contribui para gerar valor a seus clientes? Se respondeu sim, provavelmente é porque conhece bem seu value stream ou fluxo de valor.

Mas se não conhece, você precisa fazer um value stream mapping, ou um mapeamento do fluxo de valor, sob pena de manter desperdícios ocultos dentro dele e, logo, de abrir mão de oportunidades de melhorias.

Só que o preço disso pode ser alto. Processos ruins adicionam custos significativos a qualquer negócio – sobretudo quando escondidos. Já o custo da correção de um erro aumenta na ordem de dez vezes à medida ele que avança no processo de desenvolvimento.

Daí a importância de atuar no fluxo de valor à luz de seu desenho, isto é, do conjunto de ações específicas que seu time realiza para gerar um produto ou serviço, tal como definido no Lean Thinking.   

É o que faremos neste post, que contém:

  • definição de value stream mapping – VSM
  • a relação do VSM com o Lean Thinking
  • qual o uso do VSM
  • como fazer um VSM
  • livros sobre VSM para você estudar.
minicurso lean thinking

O que é value stream mapping

A ideia por trás do VSM é que, antes de fazer melhorias em um processo, é preciso ter um entendimento comum e visualizar o modo como ele é feito hoje. Simples.

O value stream mapping – VSM ou mapeamento do fluxo de valor é uma ferramenta da gestão visual que ajuda a equipe a produzir um fluxograma de seu trabalho e como cada atividade se encaixa formando um todo coeso.

A primeira publicação sobre value stream mapping é de John Shook e Mike Rother, no Learning to see (1997), no contexto da manufatura. Depois, outras publicações estenderam a técnica a processos administrativos e de negócio. Hoje, o conceito de VSM se aplica a qualquer processo ou produto, de acordo com suas especificidades.

superocast - lean thinking

O objetivo do VSM é ajudar equipes, por meio da produção de um alto nível de transparência sobre um processo, a criar valor para clientes por meio da eliminação do desperdício. Por isso, um de seus grandes benefícios é deixar a descoberto tanto pontos em que o valor está sendo criado como pontos em que está sendo bloqueado por dores conhecidas ou por desperdícios escondidos.

O conceito de VSM nos conduz automaticamente ao Lean Thinking, do qual ele é um dos princípios.

O value stream mapping dentro do Lean thinking

O value stream mapping é o segundo princípio do Lean Thinking, que além do VSM conta com outros quatro, na seguinte ordem:

  1. Definir valor
  2. VSM
  3. Criar um fluxo
  4. Consolidar o sistema puxado
  5. Buscar a perfeição.

Leia também: Lean Thinking: um guia breve e completo

Em resumo: valor, fluxo e sistema puxado são os conceitos que se alinham ao último fim do Lean Thinking: a busca da perfeição, materializada no conceito de kaizen ou de melhoria contínua.

Nesse todo, o VSM vai preparar a equipe para a criação do fluxo.

VSM: para que é usado

Ao ser um retrato fiel do fluxo de trabalho da equipe, o SVM ajuda a visualizar oportunidades de melhoria, fontes de desperdícios e a avaliar métricas de performance.

Ele também pode ser utilizado para produzir transparência nos processos e para criar uma visão comum – que perpassa vários setores e desfaz silos – sobre os processos da organização, auxiliando no entendimento e na comunicação de gestores, mas também na colaboração e mudança de cultura.

Como fazer um VSM: execução em 4 fases

Para fazer um VSM, são seguidos alguns passos simples, mas que envolvem diversas técnicas. Vamos ver cada um desses passos e o que se busca obter em cada um deles.

1. Preparação

Identificar o time de mapeamento e o que - produto ou projeto - será mapeado. É importante definir que processos serão incluídos ou não no VSM, para delimitar um escopo, onde o mapa cai começar e acabar, por meio de identificação de famílias de processos e de similaridades.

O ideal é que o time, além de multifuncional, tenha um facilitador do VSM, ou seja, um membro experiente que vai conduzir as ações ao longo de todo o processo.

Além do time principal, podem ser necessários membros de apoio para algumas fases de mapeamento ou até a definição de decisores. É bom limitar o número de participantes a no máximo dez pessoas, para os trabalhos se manterem focados.

Na preparação, ainda, devem ser definidos os objetivos do VSM e suas métricas de sucesso.

2. Mapa do estado atual

Nesta fase do VSM é hora de entender como as coisas funcionam, ou seja, de fazer o desenho do estado atual do objeto de mapeamento, com o qual todos os envolvidos concordam.

Além disso, o mapa do estado atual pode identificar elementos como necessidades dos clientes, processos principais e secundários, sistemas de priorização de cada processo, envolvidos, custos, lead time e outras medidas que o time do VSM considerar relevantes.

A evolução dessa fase vai depender do nível de documentação do processo mapeado, assim como de seu próprio lead time. Processos maiores naturalmente demorarão mais tempo para serem mapeados, por exemplo. Outro fator que conta na criação do mapa atual é a experiência da organização e do facilitador com o mapeamento do processos.

value stream mapping ícones
Ícones usados no value stream mapping / Fonte: Google Images

É fundamental que o mapa do processo seja precedido pela ida ao gemba, ou seja, ao local onde as coisas acontecem, para uma observação atenta do trabalho em andamento.

Evidentemente, há projetos que duram anos ou feitos em outros países, o que impedirá a visão do todo. Ainda assim, o time não deve abrir mão da ida ao gemba, na qual poderá coletar informações importantes e que passam despercebidas a quem está diretamente envolvido com o processo.

3. Mapa do estado futuro

Nesta fase do VSM, a equipe vai avaliar o estado atual e, a partir disso, redesenhar o mapa na direção de um estado desejado e viável para o processo, dentro de um horizonte de tempo que normalmente é de seis meses a um ano – não mais que isso.

Nesse ponto, pode-se usar conceitos Lean para redesenhar o processo atual e estabelecer metas de melhoria em performance. Para isso, devem ser respondidas perguntas como:

  • o que o cliente quer de fato?
  • que passos criam valor para o cliente e quais não criam?
  • como podemos criar um fluxo com menos interrupções?
  • o que fazemos para controlar as interrupções?
  • como checamos se nossa performance encontra as necessidades do cliente?

4. Planejamento e implementação

Se o mapa do estado futuro dá um direcionamento da ação, ele não muda as coisas sozinho. Para entender que mudanças vão acontecer, em que ordem e quem estará à frente delas, será preciso criar um plano de implementação desse estado futuro, que será também uma maneira de testar se as hipóteses assumidas no mapa do estado futuro foram corretas.

Nesta fase do VSM, serão priorizadas as ações para remediar perdas significativas no estado atual, mas também problemas de informação, uma condição para a melhoria do fluxo. Usar o PDCA nesta fase será de grande valia.

Mas o planejamento e implementação não encerram o VSM. O estado futuro não é um coisa que uma vez feita está acabada. Quando você começa a se mover em direção a ele, provavelmente surgirão novas oportunidades e muitas dificuldades, que deverão ser consideradas em tempo oportuno. Para isso, deverá ser feito o gerenciamento do fluxo de valor e também kaizens, em que a implementação será monitorada e melhorada durante o seu andamento.

VSM: livros para estudar

VSM nos seus processos

Como vimos, o VSM é uma maneira de produzir visibilidade, ensejar a comunicação multissetorial e produzir a mudança com vistas a gerar valor para quem interessa: os clientes.

Para que a ferramenta produza grandes resultados, é fundamental que a organização construa expertise em Lean Thinking e suas ferramentas ou então tenha a parceria de facilitadores experimentados.

As duas coisas você pode obter em nossa consultoria Lean Digital. Converse com um de nossos consultores para entender melhor como podemos ajudar a sua organização a gerar valor para seus clientes e atingir as suas metas por meio do value stream mapping.


Escrito por Marketing

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