Veja como funciona essa ferramenta de qualidade do Lean e como usá-la a fim de obter soluções efetivas e prolongadas
Os 5 porquês é uma ferramenta lean tradicional que, como várias outras, extrapolou o universo da manufatura para o desenvolvimento de softwares. Talvez o motivo esteja na sua simplicidade: basta, diante de um problema, perguntar por que e, depois de receber a resposta, continuar a perguntar por que. O objetivo disso é chegar à causa raiz do problema e automaticamente a uma solução efetiva e prolongada.
Só que sob essa simplicidade conceitual se escondem várias dificuldades práticas, que costumam levar a uma prática superficial dessa ferramenta.
Então, neste post, vamos falar sobre a origem dos 5 porquês, dessas limitações das ferramentas e como saná-las para não cair na superficialidade.
Origem dos 5 porquês
Os 5 porquês é um método desenvolvido pelo engenheiro mecânico da Toyota Taiichi Ohno, em meados da década de 70, com o objetivo de descobrir a raiz do problema para então solucioná-lo.
Em busca da qualidade plena dos processos de fabricação dos automóveis, Taiichi Ohno elaborou o que hoje conhecemos por Toyota System Production (TPS) ou Sistema de Produção Toyota, na tradução literal, o lean thinking. Além dos 5 porquês, ferramentas como o kanban foram criadas por ele.
A abordagem dos 5 porquês faz parte deste sistema, que engloba filosofias de gestão, técnicas, metodologias e ferramentas de qualidade que são utilizadas até hoje, principalmente na manufatura.
Visando encontrar a causa e não os sintomas dos problemas, a técnica dos 5 porquês busca eliminar o conteúdo superficial e chegar no centro do problema: a sua real causa.
Dessa forma, o método consiste em perguntar cinco vezes “por quê?”, sendo que o porquê seguinte sempre faz relação com a causa do anterior.
Exemplo de 5 porquês em funcionamento
A seguir, um exemplo da técnica, citado pelo próprio Ohno:
- Por que a máquina parou? Aconteceu uma sobrecarga e o fusível estourou.
- Por que aconteceu uma sobrecarga? O rolamento não estava suficientemente lubrificado.
- Por que ele não estava suficientemente lubrificado? A bomba de lubrificação não estava bombeando suficientemente.
- Por que ela não estava bombeando suficientemente? A haste da bomba de lubrificação estava gasta e causando ruídos.
- Por que a haste estava gasta? Não havia um filtro e os restos de metais entravam na bomba.
Mas por que cinco porquês? Pela prática, Taiichi Ohno concluiu que esse número era razoável para obter a resposta que precisava. Entretanto, se houver necessidade, é possível fazer mais de cinco vezes a pergunta. O mais importante é compreender o que está causando a variabilidade.
A ideia é que ao fazer várias vezes a pergunta, o gestor consiga entender de uma maneira fácil a origem do problema, sem uma análise estatística.
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Propósitos da ferramenta
Entre os principais propósitos do uso do método, podemos destacar:
- Determinar o que aconteceu, ou seja, qual o problema.
- Analisar os motivos do problema.
- Descobrir o que deve ser feito para evitar a variabilidade.
Faz parte da filosofia lean pensar que solucionar os defeitos em um processo é uma oportunidade de aperfeiçoamento da organização. Através da busca pela melhoria contínua, pode-se alcançar resultados melhores do que os anteriores.
Como as demais ferramentas lean, os 5 porquês não ficaram restritos só à indústria. Adaptado a outros processos produtivos de diversos setores, o método funciona muito bem para resolução de problemas mais simples, com causas diretas, como lacunas operacionais. Mas tem suas limitações. Vejamos as principais abaixo.
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Passo a passo: como fazer os 5 porquês
Embora a base do método dos 5 porquês seja fazer 5 perguntas, existe um passo a passo útil a seguir que certamente ajudará na análise do problema.
Essa abordagem consiste em, basicamente, 5 etapas:
1. Defina o problema e comunique à equipe
Antes de iniciar é importante ter um líder de equipe para facilitar o processo e manter o time focado. Entender o propósito do exercício dos 5 porquês e fazer com que todos os membros concordem com essa metodologia é fundamental para se chegar a resolução do problema.
2. Pergunte o primeiro porquê
O primeiro porque deve ser baseado em fatos e relatos do que aconteceu. Evite suposições que levam a problemas hipotéticos. Ao responder, faça uma reflexão profunda do problema. Aqui, os membros da equipe podem apresentar uma razão óbvia para o motivo, ou várias razões plausíveis.
3. Pergunte mais quatro vezes por quê
Assim que obter a resposta da etapa anterior, pergunte mais 4 vezes por que para cada nova resposta. O ponto-chave da ferramenta dos 5 porquês é começar pela pergunta certa. Se a equipe perceber que está indo por um caminho equivocado, volte e construa melhor o primeiro porquê.
4. Priorize a causa raiz do problema
Você saberá que chegou até a causa raiz do problema se, ao perguntar por que novamente, não produzir mais respostas úteis. Se você identificou mais de um problema ao longo do processo, é importante que você documente essas informações e compartilhe com o grupo. Isso dará uma visão geral e aumentará a possibilidade de acertar a raiz do problema.
5. Monitore a ação corretiva
Para garantir que o processo recém-implantado está gerando impacto positivo, faça o monitoramento da atividade e a verificação da ação corretiva. Caso não esteja funcionando, é preciso corrigir ou substituir o processo. O importante é que, após a resolução, o que foi alterado esteja funcionando bem e que a solução tenha eliminado a raiz do problema.
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5 porquês: benefícios da ferramenta
Por sua natureza analítica, a estrutura dos 5 porquês é útil em várias situações dentro de uma organização. Basicamente, ela ajuda a ter uma discussão focada, sem distração com outros tópicos.
Confira a seguir os principais benefícios dessa técnica, que além de uma ferramenta de análise, auxilia na resolução de problemas de forma rápida e dinâmica.
1. É complementar a outros métodos
Por sua simplicidade e autonomia, a ferramenta é flexível para uso com outros métodos e técnicas do pensamento enxuto.
2. Auxilia a encontrar problemas simples
Sem precisar usar uma abordagem mais aprofundada, os 5 porquês possibilitam chegar à causa raiz rapidamente.
3. Incentiva soluções colaborativas
Considera a opinião de todos os profissionais envolvidos para entender e solucionar o problema em conjunto.
4. Não exige qualificações específicas
Segue a abordagem de resolução de problemas orientada para a equipe. A tomada de decisão é realizada a partir de diferentes pontos de vista.
5. Ajuda a compreender a natureza dos problemas operacionais
A natureza do problema, assim como a solução, se torna clara. O objetivo é, a partir dessa descoberta, implementar mudanças duradouras.
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Cenários úteis para a abordagem dos 5 porquês
Como vimos, a abordagem dos 5 porquês é simples. Você começa com uma definição do problema, pergunta por que o problema existe e prossegue com o exercício até descobrir a raiz do problema.
No entanto, apesar de ter sido desenvolvida na Toyota, para auxiliar nos problemas de fabricação de automóveis, muitas organizações usam na área de TI, quando o software não funciona bem, quando uma entrega importante com muitas partes móveis não funciona corretamente ou quando um processo de várias etapas é interrompido.
Os 5 porquês também podem ser úteis quando uma estratégia de marketing não atinge o objetivo proposto ou uma API importante não está funcionando. Ir a fundo na análise do problema pode evitar transtornos, como perda de tempo e dinheiro.
Por exemplo, um aplicativo que apresenta erros nem sempre é problema no código, pode simplesmente ser uma falha na comunicação. Assim, com os 5 porquês, você pode superar este e outros desafios caros em um período de tempo muito menor.
No entanto, pela sua simplicidade, a técnica apresenta limitações, principalmente para resolver problemas complexos.
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Limitações da ferramenta que identifica a causa raiz
É importante considerar que não é em todas as situações e cenários que os 5 porquês fazem uma análise detalhada do problema investigado.
Entre as limitações desse método enxuto, podemos destacar:
1. Falta de linearidade
Em projetos mais aprofundados, geralmente não há apenas um porquê para cada questão. A relação entre causa e consequência nem sempre é de uma causa e uma consequência.
2. Levanta suposições e não análise de dados
Ao supor as respostas dos porquês, os profissionais envolvidos confiam em uma lógica dedutiva que pode produzir resultados equivocados.
3. Identificação incorreta da raiz
Nem sempre os porquês conseguem identificar claramente os fatores que levam a raiz do problema e a análise fica comprometida.
4. Tem o escopo limitado ao que o time conhece
A tendência dos envolvidos é interpretar as evidências como a confirmação das próprias crenças ou teorias existentes Para ajudar a evitar uma conclusão tendenciosa, uma boa alternativa é incluir especialistas na equipe.
5. Não resolve problemas críticos ou complexos
Por fazer uma análise simples de causa e efeito, os 5 porquês não atendem questões complexas. Para esses casos, o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe, é uma ferramenta visual de qualidade eficaz, pois busca organizar o raciocínio em discussões de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo.
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Como mitigar limitações dos 5 porquês
Embora os 5 porquês forneçam percepções úteis para a resolução de problemas, como já falamos antes, esse método é mais adequado para problemas simples ou moderados, com foco na melhoria da qualidade.
No entanto, problemas complexos podem se beneficiar com outras ferramentas lean, como o VSM e kaizen que apresentam uma abordagem mais detalhada.
Usar uma metodologia ágil em um modelo lean-agile minimiza o efeito dos silos sobre as operações e aumenta a produtividade das equipes.
Contar com um agile coach também pode ser bastante útil para instruir seu time e conduzi-lo para práticas sob medida para a cultura e organização de seu time, melhorando os resultados.
Além de contribuir para uma maior velocidade nos processos produtivos e frequência nas entregas, as metodologias ágeis tendem a melhorar a qualidade do produto/serviço e reduzir custos.
Perspectivas e abordagens ágeis
Como vimos, embora possa parecer natural usar os porquês para seguir um caminho lógico, nem sempre é uma tarefa intuitiva.
No entanto, apesar de não captar a complexidade de certos problemas, essa ferramentas chama a atenção sobre a necessidade de manter processos simples, que possam ser facilmente decompostos.
Por isso, ele jamais será utilizado sozinho. Outras ferramentas, tanto do lean quanto do agile, ajudam a produzir alto nível de consciência sobre processos, revelando problemas e suas causas de uma forma criativa e flexível à mudanças.
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