RFP: como fazer uma solicitação de proposta?

RFP pode ser fundamental para a escolha certa do fornecedor para seu projeto. Veja como fazer

Se a sua empresa está procurando um fornecedor para executar um projeto crítico, deve estar fazendo solicitações de informações, propostas e cotações para vários deles antes dessa tomada de decisão. E faz muito bem. Afinal, você precisa entender se o fornecedor terá condições e capacidade técnica, assim como sustentabilidade, para prestar os serviços. E para descobrir isso, melhor ainda se você utilizar uma RFP – request for proposal ou, em português, solicitação de proposta.

A RFP (ou ITT – invitation to tender) é um documento que a empresa interessada em um serviço apresenta a fornecedores do mercado para que enviem uma proposta de valor. Ela contém suas necessidades, assim como todas as informações que a ajudarão a saber se a empresa fornecedora atende a sua demanda.

Então, para que nós fornecedores consigamos provar que podemos atender a sua necessidade, a RFP deverá ter o máximo de informações possíveis sobre o projeto e, ainda, as solicitações expressas de informações que decorrem dessas informações.

No entanto, não é incomum que solicitantes de RFPs não saibam com clareza o que o projeto conterá ou, então, o que devem pedir para as fornecedores apresentarem em suas propostas.

Neste post, vamos distinguir alguns conceitos ligados ao significado da RFP, ver quem deve puxar a RFP dentro da empresa e detalhar os itens de uma RFP para nada ficar de fora da sua.

RFI, RFP ou RFQ: todas propostas, mas com diferentes fins

É comum que conceitos como RFI e RFQ apareçam junto com o conceito de RFP. Cada um tem um objetivo específico. Vejamos

• RFI – request for information: solicitação de apresentação comercial do fornecedor, com vistas a conhecer serviços, cases, valores, cultura, histórico etc. É útil quando o solicitante não conhece bem o fornecedor ou a sua demanda e, antes de fazer uma cotação ou pedir uma proposta de valor, pretende conhecê-lo melhor.
• RFQ – request for cotation: solicitação do preço de um produto/serviço já conhecido. É ideal para produtos como softwares de prateleira, sem necessidade de grande nível de personalização da solução.
• RFP – request for proposal: solicita proposta de serviço sob medida, com escopo e precificação variáveis, baseados em um estudo prévio da demanda do solicitante. É usada para seleção de ofertas em vendas complexas, altamente personalizadas e com maior ticket médio. Aqui na Supero, nós respondemos a RFPs.

Quando fazer uma RFP?

Fazer uma RFP pode ser um processo demorado – embora veremos que compensador –, mas não é para todos os seus projetos que você vai utilizá-la.

Em TI, você deverá fazer uma RFP em projetos grandes ou que, ao menos, possam ser solucionados de diferentes maneiras, com diferentes níveis e tipos de benefícios, como desenvolvimento de aplicativos e softwares, sustentação, migrações para cloud, mudança de arquitetura de monolito para microsserviços etc.

Você vai fazer uma RFP quando a pluralidade de propostas pode beneficiar o projeto, dadas as variações de tecnologias, fornecedores e soluções utilizadas.

Quem faz a RFP?

Mesmo que a empresa terceirize a construção de uma RFP, o processo todo deve envolver as pessoas certas. São elas:

• PMO ou escritório de projetos
• Coordenador da área demandante
• CIO
• Usuários-chave.

O que a RFP contém

1. Escopo do projeto

É a seção mais importante da RFP e, portanto, a mais complicada. Engloba tudo que é indispensável no projeto, bem como seus limites, com bastante nível de detalhe. Trata-se de um exposição do que seria o projeto ideal.

Aqui, são descritas necessidades, contexto em que elas surgem e suas possíveis soluções tanto numa perspectiva de negócio, concebendo estrutura analítica e requisitos funcionais, quanto em uma perspectiva técnica e de produto, concebendo arquiteturas e tecnologias envolvidas.

Evidentemente, nem sempre a empresa saberá de antemão, seja porque a demanda foge de seu core business, seja porque é uma inovação, todo o escopo do projeto. Há metodologias para fazer esse MVP. Nós indicamos – e conduzimos em nossos clientes – Lean Inception e Design Sprint, com grandes benefícios para nossos clientes.

Vale lembrar, ainda, que as respostas à RFP são formas de refinar o projeto.

2. Segurança e qualidade

Artefatos, ferramentas e processos que, embora não relacionados ao escopo principal, vão concorrer para a segurança e qualidade do projeto.

3. Garantia

Período pelo qual a empresa fornecedora garantirá atendimento a possíveis problemas no projeto entregue, após o término.

4. Papéis e responsabilidades

Define como ambos, empresa solicitante e empresa fornecedora, vão atuar ao longo do projeto.

Pode incluir, por exemplo, que a organização solicitante não terá nenhum ônus sobre possíveis custos de produção da proposta.

5. Pontos de contato

Nesta seção, a RFP vai detalhar o ponto de contato, dentro da solicitante, a que o fornecedor vai se reportar, seja para enviar sua resposta, tirar dúvidas técnicas ou comerciais.

6. Instruções para a resposta dos fornecedores

Nesta seção, a empresa solicitante vai descrever os itens que a proposta do fornecedor deve conter. Isso pode incluir:

1. proposta comercial: apresentação da empresa fornecedora, cases, histórico e outros dados, como financeiros e cartas de referência etc.
2. proposta técnica: apresentação da solução, metodologia de desenvolvimento e de gerenciamento do projeto, escopo, arquitetura da solução, restrições, papéis e responsabilidades dos envolvidos, cronograma e planejamento de riscos do projeto
3. descrição do processo para alteração do escopo
4. custos do projeto, condições de pagamento, calendário de desembolso
5. prazos e validade da proposta

7. Cronograma

O cronograma estabelece todos os passos desde o envio da RFP aos fornecedores até a resposta do solicitante sobre a aprovação da proposta, efetivação do contrato e kick-off do projeto.

Então, neste calendário, a RFP vai detalhar cada um dos eventos – como período para esclarecimento de dúvidas, entrega da resposta do fornecedor e aprovação do solicitante  –, assim como seus prazos.

8. Confidencialidade

Garantir que informações, tanto da solicitante quanto da fornecedora, se mantenham sigilo.

Benefícios da RFP

Dada a energia posta em uma RFP, as organizações costumam ficar com dúvidas sobre se realmente vale a pena o investimento. No entanto, os benefícios de uma RFP bem-feita falam por si só e são sentidos tanto no começo do projeto quanto no futuro:

• tangibilizar seu projeto, dando clareza, direcionamento e objetividade à sua necessidade
• facilitar a comunicação com fornecedores
• engaja os fornecedores interessados
• ter alinhamento mais rápido de expectativas
• nivelar as informações dos fornecedores a uma padrão comum
• validar a capacidade técnica de fornecedores de acordo com seu padrão de qualidade e budget
• conhecer o mercado
• comparar propostas de fornecedores com mais objetividade, sem limitar-se a preço, a encantamento ou a nomes
• escolher um fornecedor com fit cultural e técnico
• minimizar riscos
• dar transparência ao processo de compras.

RFP: garanta que seus projetos estão nas mãos certas

Fazer uma RFP, enviá-la a fornecedores e, depois, receber e analisar as respostas dos proponentes exige boa dose de energia de todos os envolvidos.

E, após, o trabalho pode continuar, se for necessário formar uma lista com os dois ou três melhores fornecedores para mais uma etapa de avaliação – como uma PoC –, que vai desempatar a concorrência, ou então se você sentir necessidade de buscar mais referências ou avaliar novos players.

Mas, sem dúvida, todos esses cuidados compensarão, sobretudo em projetos grandes e longos ou, então, em contratos de fornecimento contínuo, pois a sua decisão terá sido construída com base em uma avaliação de custos e benefícios.

Está construindo uma RFP ou já está selecionando fornecedores para responder a RFP de um projeto importante da sua empresa? Conheça nossos serviços e, no caso de qualquer dúvida, fale com um de nossos consultores.